SIM - CMMS

L'esperienza IB

Da più di 20 anni IB Software & Consulting fornisce soluzioni a supporto dei processi gestionali propri dell'asset management, con l'obiettivo di ottimizzare i tempi e le risorse dedicate e di trasformare il costo di gestione in un fattore di competitività.

Il know-how maturato, unitamente all’utilizzo di strumenti tecnologici sempre più avanzati, hanno reso IB Software & Consulting il leader italiano nel mercato di riferimento.

IB Software & Consulting propone InfoPMS, una soluzione integrata, innovativa e di semplice utilizzo che, nel rispetto delle normative e degli adempimenti obbliqatori, consente la gestione e il controllo continuo delle attività di manutenzione, della logistica dei materiali e del ciclo acquisti.

Negli ultimi anni la domanda dei clienti si è progressivamente orientata alla consulenza strategica e di processo, a supporto di particolari esigenze strettamente connesse alla sicurezza e alle differenti certificazioni; in quest’ottica il software diviene uno strumento, una base dati strutturata, funzionale ad una logica di riorganizzazione e miglioramento dei processi in cui le misure derivate dal sistema valgono a indirizzare il Management verso determinate scelte strategiche.

A questo proposito il Gruppo, mediante la propria società IB Consulting, ha avuto l’opportunità di effettuare interventi presso aziende di grande prestigio nel settore Chimico, Petrolchimico, Energetico.

Case History

EURALLUMINA

MASSIMA INTEGRABILITA' NELLA GESTIONE DELLA MANUTENZIONE

La gestione della manutenzione in un impianto industriale è il fulcro di una strategia manageriale responsabile e competitiva.

Si tratta di un settore molto complesso, stretto tra le esigenze crescenti di sicurezza da un lato, quelle di economicità ed efficienza dall’altro. Nondimeno, l’adozione di una politica al passo coi tempi per ciò che riguarda l’Asset Management, può comportare un’opportunità di crescita.

È il caso del recente progetto di seconda meccanizzazione intrapreso da Eurallumina, società internazionale che opera nella trasformazione della bauxite secondo il ciclo Bayer, i cui impianti si trovano a Portoscuso, nel comprensorio sardo del Nucleo Industriale del Sulcis Iglesiente. Il gruppo conta 413 dipendenti e un numero variabili di contrattisti.

Nel 2002 la proprietà ha deciso di avviare un processo di adeguamento tecnologico e di sostituire il sistema per la gestione della manutenzione (SIM) in uso, introdotto venti anni prima. La scelta è caduta su InfoPMS, il SIM prodotto da IB Software & Consulting di Rapallo. La collaborazione è stata siglata nei primi mesi del 2003; dopo solo sette mesi il SIM è entrato in produzione per l’intero stabilimento diventando lo strumento principale per la gestione delle manutenzione.

Il sistema esistente, ormai datato, non consentiva più di supportare i progetti di miglioramento messi in campo da Eurallumina: migliorare l’affidabilità dei propri impianti, ridurre i costi di manutenzione e le perdite di produzione dovute all’inefficienza dei processi, aumentare la sicurezza in impianto e la riduzione dell’impatto ambientale.

Per ciò che riguarda la tecnologia, il principale passo avanti è consistito nell’impiegare un’unica architettura informatica modulare, estremamente customizzabile ed integrabile, al posto di più applicativi ad hoc.

Concepito in ambiente mainframe all’inizio degli anni ’80, il SIM in uso presentava una scarsa versatilità d’uso, una difficile navigabilità tra le sue diverse applicazioni e un’interfaccia grafica obsoleta.

Era necessario potenziare l’analisi dei guasti, lo scadenziario tecnico delle manutenzioni programmate (utilizzato unicamente per la pianificazione economica) e la possibilità di schedulare le fasi di manutenzione in funzione delle ore di funzionamento degli impianti. Con l’attuale sistema era inoltre impossibile collegare la documentazione tecnica alle parti di impianto o ai documenti di lavorazione e non era presente la possibilità di gestire l’analisi dei KPIs (Key Performance Indicators), ossia degli indicatori di riferimento che permettono di misurare l’andamento tecnico ed economico dell’azienda in funzione di obiettivi stabiliti.

Prioritaria, quindi, era l’adozione di uno scadenziario dei lavori di manutenzione analitico e automatizzato e collegato con il DCS Tenore per l’acquisizione delle ore di funzionamento degli impianti. Accanto a ciò era necessario uno strumento di analisi e report che permettesse di tenere sotto controllo le manutenzioni di uno stabilimento complesso come quello di Eurallumina.

Schede macchina, budget, programmazione, specifiche d’intervento, storico eventi e KPIs, sono alcune delle funzioni fondamentali di cui l’azienda aveva bisogno per avviare un processo di miglioramento.

Oltre alle funzionalità, Eurallumina poneva alcune discriminanti fondamentali nella scelta del nuovo sistema. Quest’ultimo doveva essere semplice ma completo, per operare tutte le migliorie necessarie senza il rischio di un rigetto da parte degli utenti. L’azienda scelta per l’implementazione non doveva semplicemente installare un software, ma accompagnare Eurallumina in un processo di riorganizzazione globale, consigliare strategie e metodologie adeguate nell’ottica del miglioramento. Il sistema doveva essere uno standard di mercato, adattabile alle esigenze dell’azienda ma con una solidità già accertata. Inoltre, era essenziale la massima integrabilità con gli altri sistemi aziendali.

Il timing previsto per il “go live” del sistema era stato fissato a 6 mesi. Progetto ambizioso in un’azienda di tali dimensioni e con tali numeri da gestire.

In una prima fase di Check Up si è svolta l’analisi della situazione esistente, per poi definire i processi, le configurazioni e l’implementazione generale di InfoPMS, il sistema informativo di manutenzione prodotto da IB Software & Consulting. Essendo Eurallumina in possesso di un gran numero di dati storici (Equipment list, lavori di manutenzione, piano di budget, prezziario, contratti quadro, ricambi), tutti questi dovevano non solo essere recuperati, ma anche adattati alla logica del nuovo SIM e alle modifiche organizzative che volevano essere messe in piedi. Per dare un’idea delle dimensioni di tali dati: 12.000 voci per gli Oggetti di Manutenzione, 26.000 nella lista dei Ricambi, 23.000 nel prezziario, 12.000 lavori nel Piano di Manutenzione, 11.000 voci nel Piano dei conti di analitica, 42.000 scritture di Budget.

Inoltre, visto il gran numero di utenti, è stata stilata la lista delle profilazioni delle diverse tipologie di utenti con la definizione delle sicurezze agli accessi alle diverse parti del software.

È stato impostato il workflow del processo di manutenzione programmata e di manutenzione correttiva. È stata disegnata su carta la logica dell’integrazione del nuovo SIM con l’ERP aziendale nei diversi punti di contatto, vale a dire lo scarico del magazzino e l’impegno dei materiali, i verbali e le bolle di consegna per le manutenzioni acquistate ad hoc, i rendiconti di manutenzione per le attività facenti capo ad un contratto quadro e la contabilità analitica aziendale per la ripartizione dei costi sui vari centri di costo e le varie nature di spesa.

Tutte le problematiche elencate sopra sono state affrontate in fase di analisi. In seguito si è proceduto alla customizzazione del nuovo sistema informativo, all’importazione dei dati esistenti e all’integrazione con gli altri sistemi aziendali.

L’intero stabilimento è stato suddiviso - tramite una scomposizione ad albero - in sezioni, aree, famiglie unità produttive ed equipment, mantenendo lo schema presente in azienda. L’interfaccia utente è stata personalizzata in base alle utenze per facilitare l’immissione dei dati a partire dalle diverse esigenze operative.

Il processo di metabolizzazione del nuovo sistema è stato seguito da un team interno che ha affiancato il lavoro di IB Software & Consulting. Gli Ingegneri di Manutenzione centrali e delle varie aree perciò hanno partecipato alla progettazione del re-engineering, alla stesura di procedure operative, alla formazione del personale. Si è resa inoltre necessaria la creazione della figura di amministratore del sistema, una posizione di riferimento interna ad Eurallumina, in grado di seguire passo per passo l’evoluzione del processo.

A oggi il sistema è utilizzato in tredici diversi reparti dello stabilimento (Produzione, Manutenzione, Officina Meccanica, Officina Elettrica, Officina Strumenti, Programmazione Centrale, Programmazione d’Area, Ingegneria di Manutenzione, Ingegneria Nuovi Progetti, Ingegneria di Processo, Acquisti, Magazzino, Contabilità).

Dopo la partenza e la dismissione contestuale del vecchio SIM sono stati necessari alcuni mesi di assestamento, nel corso dei quali l’amministratore del SIM insieme al personale IB Software & Consulting hanno messo a punto le parti che per necessità di tempo non erano state completate precedentemente. Fra queste ad esempio alcuni report di controllo, alcune verifiche sui dati importati, il perfezionamento di alcune maschere dell’applicativo.

L’introduzione di un nuovo strumento è sempre un processo complicato. Tanto più per un progetto con i numeri di Eurallumina. Nonostante la predisposizione di personalizzazioni e l’introduzione della figura di amministratore del sistema, gli utenti finali hanno inizialmente sofferto il passaggio tra i vecchio e il nuovo software.

D’altronde, le cause di ciò possono essere considerate, almeno in parte, fisiologiche:

Il personale Eurallumina era abituato da oltre venti anni all’utilizzo del vecchio SIM. Tale software era entrato talmente nella mentalità delle persone e nei processi gestionali che qualunque cambiamento allo status quo avrebbe incontrato delle critiche.
Inizialmente si è reso necessario un surplus di lavoro sia per apprendere l’utilizzo del nuovo SIM in tempi ridotti, sia per l’inserimento e la gestione di dati in quantità e in qualità superiori.
Dopo la partenza si sono comunque resi necessari alcuni mesi perché il SIM si stabilizzasse. Durante i primi mesi infatti il personale ha dovuto far fronte ad alcuni malfunzionamenti di natura tecnica e/o legati alla nuova organizzazione interna.
A questo va aggiunta la peculiarità di un progetto in cui i tempi erano molto stretti.

Nonostante le difficoltà elencate sopra il SIM è stato messo in produzione secondo quanto prefissato. Oggi il sistema è diventato parte integrante del processo manutentivo. Superata la fase di assestamento, si è stabilizzato; gli utenti e il management iniziano ad apprezzare i risultati degli sforzi effettuati: ovvero maggior chiarezza sui flussi organizzativi e sulle competenze, maggiori visibilità dei dati di manutenzione.

Eurallumina rappresenta un caso di riuscita in condizioni non affatto semplici, in tempi così rapidi e in un’azienda manutentivamente così complessa

articolo pubblicato da ICP – OTTOBRE 2006

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... alcuni consigli utili prima dell'acquisto di CMMS

Costi

Generalmente il costo totale che si deve affrontare è scomponibile in 4 voci:

costo del programma, nella sua configurazione base
costo di eventuali pacchetti aggiuntivi
costo di eventuali licenze aggiuntive
costo del training, comprendente anche l'installazione presso il Cliente

E' possibile verificare sensibili differenze di costo tra pacchetto base e servizi accessori, tra postazioni stand-alone e multiple.

Utilizzo

L'esperienza insegna che molti SIM vengono utilizzati spesso al di sotto del 20% delle loro potenzialità, col rischio di essere considerati uno strumento inutile, solo perché in realtà non si è prestato l'attenzione necessaria per valutarne le effettive possibilità di impiego.

Alibi

Spesso l'acquisto di un SIM costituisce un ottimo alibi per nascondere la inconfessabile volontà di non volere o non poter realizzare il vero cambiamento, metodologico ed organizzativo, nei processi manutentivi.

Logiche

Vogliamo pertanto sottolineare la necessità strategica di impostare e collaudare il sistema “informativo” della manutenzione esattamente come oggetto di procedura operativa interna (in piena coerenza con le norme ISO 9001), prima di effettuare qualunque tipo di investimento in un mezzo informatico.

Prima di scegliere un programma bisogna perciò aver definito in modo chiaro le prestazioni richieste; è utile quindi definire la procedura informativa dei processi manutentivi, il flusso dei dati, le modulistiche necessarie ed i report richiesti.

Processi

Analisi dei processi e dei flussi "informativi" permette di individuare le caratteristiche utili, anche considerando eventuali sviluppi futuri, per impostare le specifiche tecniche a cui il sistema informatico dovrà rispondere.

Il tutto con evidenti vantaggi sia in termini di investimento iniziale (sarà scelto il SIM col miglior rapporto costo/prestazioni) sia di gestione (minor tempo di digitazione nella fase di inserimento dati, ...).

Specifiche tecniche

Il frutto di questo lavoro porterà a scegliere un software “correttamente proporzionato” alle proprie necessità, prevalentemente orientato alla gestione della manutenzione preventiva (soprattutto alle ispezioni e ciò che serve per aderire alle norme ISO 9000), alla individuazione delle anomalie e dei segnali deboli, al monitoraggio della prestazione.

Il sistema informativo può essere utile a “misurare” il livello di efficienza raggiunto e nel migliorare i processi sia interni che in outsourcing: in ogni caso il SIM sarà il risultato di un'analisi attenta di tutti gli aspetti dei processi che regolano le attività di manutenzione e costituirà un potente strumento per loro miglioramento.

Norme UNI

L'Ente Italiano di Unificazione ha realizzato numerose norme che riguardano la Manutenzione (vd. pagina norme UNI) e fra le prime proprio il sistema informativo (UNI 10584): esso ha identificato le principali caratteristiche che deve possedere un sistema informativo di manutenzione per essere definito tale.

La norma è stata redatta nello spirito di dare delle linee guida in merito ai processi informativi, senza fare riferimento a tecnologie informatiche o a modalità applicative.

"Il sistema informativo di manutenzione (SIM) contribuisce alla efficienza/efficacia del sistema manutenzione fornendo le informazioni necessarie per l'impostazione, la gestione ed il controllo dell'attività manutentiva".

Rilevante è il contributo del sistema informativo nella "misura" del livello di servizio manutentivo: "… L'omologazione dei criteri di raccolta ed elaborazione delle informazioni inerenti la manutenzione consente inoltre di confrontare le prestazioni di imprese appartenenti al medesimo settore merceologico e più in generale fra industria e servizi (siano essi utilizzatori oppure fornitori di servizi manutentivi)".

"… La presente norma individua e descrive le peculiarità del sistema informativo di manutenzione (SIM) sotto il profilo logico, procedurale e organizzativo, prescindendo dal sistema di supporto che può essere realizzato anche in forma cartacea. La norma, inoltre, definisce i criteri di raccolta delle informazioni omogeneizzando l'elaborazione degli indici utilizzati dalla banca dati del settore manutenzione. La presente norma si applica alle informazioni inerenti il sistema manutenzione nel quadro delle attività proprie e dei sottosistemi ad esso collegati."