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La gestione della
manutenzione in un impianto industriale è il fulcro di una strategia
manageriale responsabile e competitiva.
Si tratta di un settore
molto complesso, stretto tra le esigenze crescenti di sicurezza da un
lato, quelle di economicità ed efficienza dall’altro. Nondimeno,
l’adozione di una politica al passo coi tempi per ciò che riguarda l’Asset
Management, può comportare un’opportunità di crescita.
È il caso del recente
progetto di seconda meccanizzazione intrapreso da Eurallumina,
società internazionale che opera nella trasformazione della bauxite
secondo il ciclo Bayer, i cui impianti si trovano a Portoscuso, nel
comprensorio sardo del Nucleo Industriale del Sulcis Iglesiente. Il gruppo
conta 413 dipendenti e un numero variabili di contrattisti.
Nel 2002 la proprietà ha
deciso di avviare un processo di adeguamento tecnologico e di sostituire
il sistema per la gestione della manutenzione (SIM) in uso, introdotto
venti anni prima. La scelta è caduta su InfoPMS, il SIM prodotto
dal Gruppo IB – IB Informatica di Rapallo. La collaborazione è
stata siglata nei primi mesi del 2003; dopo solo sette mesi il SIM è
entrato in produzione per l’intero stabilimento diventando lo strumento
principale per la gestione delle manutenzione.
Il sistema esistente,
ormai datato, non consentiva più di supportare i progetti di miglioramento
messi in campo da Eurallumina: migliorare l’affidabilità dei propri
impianti, ridurre i costi di manutenzione e le perdite di produzione
dovute all’inefficienza dei processi, aumentare la sicurezza in impianto e
la riduzione dell’impatto ambientale.
Per ciò che riguarda la
tecnologia, il principale passo avanti è consistito nell’impiegare
un’unica architettura informatica modulare, estremamente customizzabile
ed integrabile, al posto di più applicativi
ad hoc.
Concepito in ambiente
mainframe all’inizio degli anni ’80, il SIM in uso presentava una
scarsa versatilità d’uso, una difficile navigabilità tra le sue diverse
applicazioni e un’interfaccia grafica obsoleta.
Era necessario
potenziare l’analisi dei guasti, lo scadenziario tecnico delle
manutenzioni programmate (utilizzato unicamente per la pianificazione
economica) e la possibilità di schedulare le fasi di manutenzione in
funzione delle ore di funzionamento degli impianti. Con l’attuale sistema
era inoltre impossibile collegare la documentazione tecnica alle parti di
impianto o ai documenti di lavorazione e non era presente la possibilità
di gestire l’analisi dei KPIs (Key Performance Indicators),
ossia degli indicatori di riferimento che permettono di misurare
l’andamento tecnico ed economico dell’azienda in funzione di obiettivi
stabiliti.
Prioritaria, quindi, era
l’adozione di uno scadenziario dei lavori di manutenzione analitico
e automatizzato e collegato con il DCS Tenore per l’acquisizione delle ore
di funzionamento degli impianti. Accanto a ciò era necessario uno
strumento di analisi e report che permettesse di tenere
sotto controllo le manutenzioni di uno stabilimento complesso come quello
di Eurallumina.
Schede macchina, budget,
programmazione, specifiche d’intervento, storico eventi e KPIs,
sono alcune delle funzioni fondamentali di cui l’azienda aveva bisogno per
avviare un processo di miglioramento.
Oltre alle funzionalità,
Eurallumina poneva alcune discriminanti fondamentali nella scelta del
nuovo sistema. Quest’ultimo doveva essere semplice ma completo, per
operare tutte le migliorie necessarie senza il rischio di un rigetto da
parte degli utenti. L’azienda scelta per l’implementazione non doveva
semplicemente installare un software, ma accompagnare Eurallumina
in un processo di riorganizzazione globale, consigliare strategie e
metodologie adeguate nell’ottica del miglioramento. Il sistema doveva
essere uno standard di mercato, adattabile alle esigenze
dell’azienda ma con una solidità già accertata. Inoltre, era essenziale la
massima integrabilità con gli altri sistemi aziendali.
Il timing
previsto per il “go live” del sistema era stato fissato a 6 mesi.
Progetto ambizioso in un’azienda di tali dimensioni e con tali numeri da
gestire.
In una prima fase di
Check Up si è svolta l’analisi della situazione esistente, per poi
definire i processi, le configurazioni e l’implementazione generale di
InfoPMS, il sistema informativo di manutenzione prodotto da Gruppo
IB-IB Informatica. Essendo Eurallumina in possesso di un gran numero di
dati storici (Equipment list, lavori di manutenzione, piano di
budget, prezziario, contratti quadro, ricambi), tutti questi dovevano non
solo essere recuperati, ma anche adattati alla logica del nuovo SIM e alle
modifiche organizzative che volevano essere messe in piedi. Per dare
un’idea delle dimensioni di tali dati: 12.000 voci per gli Oggetti di
Manutenzione, 26.000 nella lista dei Ricambi, 23.000 nel prezziario,
12.000 lavori nel Piano di Manutenzione, 11.000 voci nel Piano dei conti
di analitica, 42.000 Scritture di Budget.
Inoltre, visto il gran
numero di utenti, è stata stilata la lista delle profilazioni delle
diverse tipologie di utenti con la definizione delle sicurezze agli
accessi alle diverse parti del software.
È stato impostato il
workflow del processo di manutenzione programmata e di manutenzione
correttiva. È stata disegnata su carta la logica dell’integrazione del
nuovo SIM con l’ERP aziendale nei diversi punti di contatto, vale a dire
lo scarico del magazzino e l’impegno dei materiali, i verbali e le bolle
di consegna per le manutenzioni acquistate ad hoc, i rendiconti di
manutenzione per le attività facenti capo ad un contratto quadro e la
contabilità analitica aziendale per la ripartizione dei costi sui vari
centri di costo e le varie nature di spesa.
Tutte le problematiche
elencate sopra sono state affrontate in fase di analisi. In seguito si è
proceduto alla customizzazione del nuovo sistema informativo,
all’importazione dei dati esistenti e all’integrazione con gli altri
sistemi aziendali.
L’intero stabilimento è
stato suddiviso - tramite una scomposizione ad albero - in sezioni, aree,
famiglie unità produttive ed equipment, mantenendo lo schema
presente in azienda. L’interfaccia utente è stata personalizzata in base
alle utenze per facilitare l’immissione dei dati a partire dalle diverse
esigenze operative.
Il processo di
metabolizzazione del nuovo sistema è stato seguito da un team interno che
ha affiancato il lavoro del Gruppo IB – IB Informatica. Gli Ingegneri di
Manutenzione centrali e delle varie aree perciò hanno partecipato alla
progettazione del re-engineering, alla stesura di procedure
operative, alla formazione del personale. Si è resa inoltre necessaria la
creazione della figura di amministratore del sistema, una posizione
di riferimento interna ad Eurallumina, in grado di seguire passo per passo
l’evoluzione del processo.
A oggi il sistema è
utilizzato in tredici diversi reparti dello stabilimento (Produzione,
Manutenzione, Officina Meccanica, Officina Elettrica, Officina Strumenti,
Programmazione Centrale, Programmazione d’Area, Ingegneria di
Manutenzione, Ingegneria Nuovi Progetti, Ingegneria di Processo, Acquisti,
Magazzino, Contabilità).
Dopo la partenza e la
dismissione contestuale del vecchio SIM sono stati necessari alcuni mesi
di assestamento, nel corso dei quali l’amministratore del SIM insieme al
personale Gruppo IB – IB Informatica hanno messo a punto le parti che per
necessità di tempo non erano state completate precedentemente. Fra queste
ad esempio alcuni report di controllo, alcune verifiche sui dati
importati, il perfezionamento di alcune maschere dell’applicativo.
L’introduzione di un
nuovo strumento è sempre un processo complicato. Tanto più per un progetto
con i numeri di Eurallumina. Nonostante la predisposizione di
personalizzazioni e l’introduzione della figura di amministratore del
sistema, gli utenti finali hanno inizialmente sofferto il passaggio tra i
vecchio e il nuovo software.
D’altronde, le cause di
ciò possono essere considerate, almeno in parte, fisiologiche:
-
Il personale
Eurallumina era abituato da oltre venti anni all’utilizzo del vecchio
SIM. Tale software era entrato talmente nella mentalità delle persone e
nei processi gestionali che qualunque cambiamento allo status quo
avrebbe incontrato delle critiche.
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Inizialmente si è reso
necessario un surplus di lavoro sia per apprendere l’utilizzo del nuovo
SIM in tempi ridotti, sia per l’inserimento e la gestione di dati in
quantità e in qualità superiori.
-
Dopo la partenza si
sono comunque resi necessari alcuni mesi perché il SIM si stabilizzasse.
Durante i primi mesi infatti il personale ha dovuto far fronte ad alcuni
malfunzionamenti di natura tecnica e/o legati alla nuova organizzazione
interna.
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A questo va aggiunta
la peculiarità di un progetto in cui i tempi erano molto stretti.
Nonostante le difficoltà
elencate sopra il SIM è stato messo in produzione secondo quanto
prefissato. Oggi il sistema è diventato parte integrante del processo
manutentivo. Superata la fase di assestamento, si è stabilizzato; gli
utenti e il management iniziano ad apprezzare i risultati degli sforzi
effettuati: ovvero maggior chiarezza sui flussi organizzativi e sulle
competenze, maggiori visibilità dei dati di manutenzione.
Eurallumina rappresenta
un caso di riuscita in condizioni non affatto semplici, in tempi così
rapidi e in un’azienda manutentivamente così complessa |
