Sistema Informativo di Manutenzione

Alcuni consigli utili prima dell'acquisto di un CMMS

Costi

Generalmente il costo totale che si deve affrontare è scomponibile in 4 voci:

• costo del programma, nella sua configurazione base

• costo di eventuali pacchetti aggiuntivi

• costo di eventuali licenze aggiuntive

• costo del training, comprendente anche l'installazione presso il Cliente

E' possibile verificare sensibili differenze di costo tra pacchetto base e servizi accessori, tra postazioni stand-alone e multiple.

Utilizzo

L'esperienza insegna che molti SIM vengono utilizzati spesso al di sotto del 20% delle loro potenzialità, col rischio di essere considerati uno strumento inutile, solo perché in realtà non si è prestato l'attenzione necessaria per valutarne le effettive possibilità di impiego.

Alibi

Spesso l'acquisto di un SIM costituisce un ottimo alibi per nascondere la inconfessabile volontà di non volere o non poter realizzare il vero cambiamento, metodologico ed organizzativo, nei processi manutentivi.

Logiche

Vogliamo pertanto sottolineare la necessità strategica di impostare e collaudare il sistema “informativo” della manutenzione esattamente come oggetto di procedura operativa interna (in piena coerenza con le norme ISO 9001), prima di effettuare qualunque tipo di investimento in un mezzo informatico.

Prima di scegliere un programma bisogna perciò aver definito in modo chiaro le prestazioni richieste; è utile quindi definire la procedura informativa dei processi manutentivi, il flusso dei dati, le modulistiche necessarie ed i report richiesti.

Processi

Analisi dei processi e dei flussi "informativi" permette di individuare le caratteristiche utili, anche considerando eventuali sviluppi futuri, per impostare le specifiche tecniche a cui il sistema informatico dovrà rispondere.

Il tutto con evidenti vantaggi sia in termini di investimento iniziale (sarà scelto il SIM col miglior rapporto costo/prestazioni) sia di gestione (minor tempo di digitazione nella fase di inserimento dati, ...).

Specifiche tecniche

Il frutto di questo lavoro porterà a scegliere un software “correttamente proporzionato” alle proprie necessità, prevalentemente orientato alla gestione della manutenzione preventiva (soprattutto alle ispezioni e ciò che serve per aderire alle norme ISO 9000), alla individuazione delle anomalie e dei segnali deboli, al monitoraggio della prestazione.

Il sistema informativo può essere utile a “misurare” il livello di efficienza raggiunto e nel migliorare i processi sia interni che in outsourcing: in ogni caso il SIM sarà il risultato di un'analisi attenta di tutti gli aspetti dei processi che regolano le attività di manutenzione e costituirà un potente strumento per loro miglioramento.

Norme UNI

L'Ente Italiano di Unificazione ha realizzato numerose norme che riguardano la Manutenzione (vd. pagina norme UNI) e fra le prime proprio il sistema informativo (UNI 10584): esso ha identificato le principali caratteristiche che deve possedere un sistema informativo di manutenzione per essere definito tale.

La norma è stata redatta nello spirito di dare delle linee guida in merito ai processi informativi, senza fare riferimento a tecnologie informatiche o a modalità applicative.

"Il sistema informativo di manutenzione (SIM) contribuisce alla efficienza/efficacia del sistema manutenzione fornendo le informazioni necessarie per l'impostazione, la gestione ed il controllo dell'attività manutentiva".

Rilevante è il contributo del sistema informativo nella "misura" del livello di servizio manutentivo: "… L'omologazione dei criteri di raccolta ed elaborazione delle informazioni inerenti la manutenzione consente inoltre di confrontare le prestazioni di imprese appartenenti al medesimo settore merceologico e più in generale fra industria e servizi (siano essi utilizzatori oppure fornitori di servizi manutentivi)".

"… La presente norma individua e descrive le peculiarità del sistema informativo di manutenzione (SIM) sotto il profilo logico, procedurale e organizzativo, prescindendo dal sistema di supporto che può essere realizzato anche in forma cartacea. La norma, inoltre, definisce i criteri di raccolta delle informazioni omogeneizzando l'elaborazione degli indici utilizzati dalla banca dati del settore manutenzione. La presente norma si applica alle informazioni inerenti il sistema manutenzione nel quadro delle attività proprie e dei sottosistemi ad esso collegati."